関係者への連絡 - unofficial

企画黎明期はどうであったか不明ですが、ここ数年においては必須です。
しかし、企画立案初期の段階において、抽象的な内容で関係者の方に連絡を入れることにより、それ以降は黙認を得られたと誤解し、その後に検討・具体化される内容（宣伝・寄付・募金等）に関しては、企画協力者の判断のみで行われてしまうことがあります。
また、普段から事務所を批判的視点で見ていたりサプライズを重視してしまうと、関係者と十分な話し合いを行わず、迷惑のかかる行為や禁止事項等、最終的に問題に気づかないまま無断で押し切る形に辿り着いてしまう場合もあります。

自分達の判断で企画がうまく進行していると感じても、本当に間違いがないか定期的に関係者の人と連絡を取り、進行状況や今後の予定を伝え、それによって何か問題が生じる可能性がないか必ず確認するようにしましょう。

どこに連絡すべきか

ＦＣ、主催者、会場の全てに連絡を入れましょう。
会場については「Ａ（例えば主催）がやっていいと言うならうちはかまわない」と言われる場合が多いようです。
最も多くやり取りすることになるのは主催者とでしょう。
連絡手段は、文書なりメールなりの文面と電話を併用するのが良いと思われます。

連絡の頻度・期限・場合等

一概には言えないが、少なくとも１回以上。
１週間前など直前の連絡ではまず却下されるでしょう。
企画をやると決まった時、企画案が出揃い始めたら個々についての可否、内容決定時、当日朝に会場で直接etc.

チラシ配布等についての別途許可

必要です。敷地内での物の配布などを禁止している会場もあります。
会場以外にも施設が隣接or同一敷地内にある場合は、事前連絡が万端でも敷地内配布が禁止されることがあります。
また、別日程別会場で宣伝などを行なう場合、個々の会場にも予め連絡しておいた方がいいかもしれません。
チラシ配布やボード掲示の可否と場所（特定の場所のみか動いていいか）、声出しの可否等も併せて確認しておくと良い。